En bref
Un thérapeute ne doit conserver que les données nécessaires au suivi d’une demande et annoncer leur usage. Pour la prospection commerciale, la CNIL retient généralement trois ans après la collecte ou le dernier contact du prospect, avec droit d’opposition et suppression lorsque les données ne sont plus utiles.
Un formulaire de contact est déjà un traitement de données
Nom, courriel, téléphone et message constituent des données personnelles. Demandez uniquement ce qui est nécessaire pour répondre. Le motif intime d’une consultation n’a généralement pas sa place dans un formulaire commercial ou une liste d’attente.
Ajoutez une information courte : responsable, finalité, durée, destinataires et moyens d’exercer ses droits. Séparez la réponse à une demande de l’inscription à une newsletter.
Combien de temps conserver les coordonnées ?
La CNIL indique que les données d’un prospect utilisées pour la prospection peuvent être conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact venant du prospect. Ce plafond n’oblige pas à tout garder trois ans : supprimez plus tôt ce qui n’a plus d’utilité.
Les données comptables, contractuelles et les éventuelles notes d’accompagnement répondent à d’autres finalités et ne doivent pas être mélangées dans un même tableau de relance.
Une routine simple chaque trimestre
Triez les demandes sans suite, effacez les messages sensibles inutiles, vérifiez les accès aux outils et traitez les oppositions. Si vous exportez votre agenda vers une plateforme, documentez ce prestataire et activez l’authentification renforcée.
La formation Développer son activité de thérapeute permet d’organiser une gestion sobre plutôt que d’empiler formulaires, CRM et automatisations.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter un prospect à ma newsletter ?
Pas automatiquement. L’envoi de prospection électronique aux particuliers suppose en principe un consentement préalable clair, distinct de la simple demande de contact.
Dois-je garder les demandes refusées ?
Uniquement si une finalité réelle le justifie et pendant une durée proportionnée. Sinon, supprimez-les une fois la réponse et les éventuelles obligations terminées.
Un tableur suffit-il ?
Il peut suffire s’il est sécurisé, limité aux données nécessaires, accessible aux seules personnes autorisées et intégré à votre politique de conservation.
